Cómo encontrar el salón ideal para tu evento en México

El primer criterio de búsqueda siempre es la capacidad del salón. Sin embargo, el aforo máximo que anuncia un salón no siempre refleja el espacio real disponible cuando se incluye la decoración, la pista de baile, el escenario, el buffet y las áreas de circulación.

Como regla general, para una boda o XV años con servicio de mesa, necesitas aproximadamente 1.5 a 2 metros cuadrados por persona. Para eventos tipo cóctel o standing, puede reducirse a 1 metro cuadrado. Siempre pide al salón la distribución real de las mesas antes de tomar una decisión.

Considera también los espacios complementarios: área de recepción o bienvenida, vestidores para los novios, espacio para la mesa de regalos, zona exterior o jardín para fotografías y área exclusiva para el servicio de catering.

La ubicación del salón impacta directamente en la asistencia de tus invitados. Un salón en una zona de difícil acceso o con poco estacionamiento puede generar incomodidades que afecten la experiencia general del evento.

Evalúa: proximidad a avenidas principales, disponibilidad de transporte público, estacionamiento propio o convenio con estacionamiento cercano, y facilidad de acceso para personas con discapacidad. En ciudades como CDMX, Guadalajara o Monterrey, el tráfico puede ser un factor determinante en la elección.

Si tienes invitados foráneos, considera también la cercanía a hoteles. Muchos salones tienen convenios con hoteles cercanos que ofrecen tarifas preferenciales para grupos, lo que facilita la logística para quienes viajan desde otra ciudad.

Algunos salones ofrecen paquetes todo incluido (catering, mobiliario, decoración básica, audio y video), mientras que otros solo rentan el espacio y permiten al cliente traer sus propios proveedores. Ambos modelos tienen ventajas y desventajas dependiendo de tu perfil como organizador.

Los paquetes todo incluido son más convenientes para quienes no tienen tiempo de coordinar múltiples proveedores, y generalmente ofrecen mejor precio por volumen. Sin embargo, pueden limitar la personalización del evento.

Si el salón permite proveedores externos, verifica si aplica un cargo adicional o "cubierto externo" por usar servicios fuera de su lista de proveedores autorizados. Este costo puede impactar significativamente el presupuesto total.

Visitar salones uno por uno puede ser muy desgastante. Plataformas digitales como Salonify te permiten comparar disponibilidad, galería de fotos, paquetes y precios de múltiples salones desde un mismo lugar, ahorrando tiempo y esfuerzo en la búsqueda.

Cuando hagas la visita presencial, lleva una lista de preguntas: ¿Qué incluye el paquete? ¿Hay cargos por tiempo extra? ¿Cuál es la política de cancelación? ¿Se puede llevar decoración externa? ¿Hay generador de luz en caso de falla eléctrica?

Solicita referencias de eventos recientes realizados en el salón y, si es posible, habla con clientes anteriores. La experiencia real de otros organizadores te dará información que no encontrarás en ningún folleto.

Nunca reserves un salón sin contrato escrito. El documento debe especificar claramente: fecha y horario del evento, capacidad acordada, lista completa de servicios incluidos, monto total y forma de pago, política de cancelación y devolución de depósito.

Presta especial atención a las cláusulas de incremento de precio. Algunos salones incluyen ajuste por inflación o variación de costos si el evento se celebra más de seis meses después de la firma del contrato.

Revisa también las responsabilidades en caso de daños: ¿Quién cubre los desperfectos al mobiliario? ¿Existe un seguro de responsabilidad civil? ¿Hay restricciones de horario por reglamento del edificio o del municipio?